皆さんの会社では経費精算の締め日はいつですか？
毎月必ず発生する作業ではありますが、経費精算の担当者以外はどうしても記入や提出が後回しになってしまうのではないかと想像します。
　
経費精算は給与計算の方が対応したり経理の方が対応したり、会社の組織体制によって担当者は違うかとは思いますが、担当者が困るポイントとしては全て同じです。
今回は担当者に怒られないよう、経費精算書の書き方のポイントを解説していきます。
　

もう怒られない！経費精算書のきれいな書き方

1. 領収書・レシートを必ず添付する
レシートや領収書は日付順に整理し、台紙に固定すると見やすくなります。
テープやノリ、ホッチキスなど会社によって固定方法は様々ですので、社内で確認しましょう！
領収書がない場合は、なるべく再発行を依頼するのが安心ですが、再発行が不可の場合は出金伝票を使って理由を明記しましょう。
出金伝票（仮領収書）を作成する際は、この後「２．必要項目を漏れなく記入する」の必要項目と領収書がない理由（例：「自動販売機のため領収書なし」「紛失」）と署名・押印（本人のサイン or 上司の承認）が必要となります。
　
2. 必要項目を漏れなく記入する
経費精算書には、以下５点
・日付
・使用目的（「〇〇社訪問のための交通費」など具体的に）
・金額（税込金額を記入）
・支払方法（会社のカードか、立替か）
・利用店舗・サービス名（レシートと一致すること）
の項目を明確に記入しましょう。
　
3. 交通費の精算は経路など明細も書く
「東京駅 → 溜池山王駅（電車）〇〇円」など、担当者がチェックしやすいように経路を詳細に書きましょう。
　
4. 交際費・会議費は参加者を明記する
誰と何の目的での出費なのかをはっきり書きましょう。（例：「〇〇株式会社 △△部長との打ち合わせ」）
特に交際費や会議費に関しては会社のルールとして金額の上限や回数制限がある場合もあるので、会社のルールを確認しておきましょう。
　
5. 提出期限を守る
担当者は締め日ごとに処理を行っているため、提出が遅れると担当者の負担が増えて困らせる原因にもなります。
１週間ごとに記入するとか予め記入のための時間を決めておく…等、スケジュールを調整してなるべく早めの提出を意識しましょう。
　

　

まとめ

経理担当者が求めるのは「分かりやすくて確認しやすい精算書」です。
・証憑書類が外れないように添付
・項目を全て明記する
・スムーズに処理できるよう担当者の負担を考えて丁寧に！
　
これらを意識すればスムーズに経費精算が通るはずなので、ぜひお試しください😊