経理
領収書をなくしたら?プロが教える経費計上のポイント
「経費にするための領収書を紛失してしまいました。事業用クレジットカードで購入したものなのですが、領収書がないため経費にすることは難しいですよね?」
以前、このようなご質問を頂きました。
領収書を紛失しない事が一番大切ではあるのですが、事業用クレジットカードで購入した場合、他の証憑を用意することで経費として認められる可能性があります。
方法としていくつかあるため、解説していきます😌
クレジットカード明細書の活用
領収書がなくても、クレジットカードの利用明細書は重要な証拠となります。
明細書に購入日時、金額、取引先が記載されていれば、経費として申請する際の証拠として活用できる可能性があります。
会計ソフトを使用している場合、明細書をスキャンして添付することで記録を簡単に残すこともできます。
領収書の再発行依頼
購入先に連絡し、領収書の再発行を依頼するのも方法として良いですね。
購入した商品やサービスを特定するために、取引日時や金額を伝えましょう。
もしも再発行が難しくても、取引証明書や納品書を発行してもらえる可能性もあるので確認してみましょう。
帳簿や会計ソフトに詳細を記載
・購入した商品やサービスの詳細
・どの企業や店舗から購入したか
・取引日時と金額
この情報を帳簿や会計ソフトに記録し、説明責任を果たせるように準備しておきましょう。
メモや購入の記録を活用
購入の状況が分かるメールやメッセージ、手書きメモなども証憑となる可能性があります。
オンライン購入:注文確認メールが領収書代わりに利用できる可能性があります。
店舗購入 :同行者の証言や現場の写真があれば補助資料として利用できる可能性があります。
税務署に相談する
税務調査に入られるのが心配な場合、
忙しくなければ先に税務署へ相談しに行くのも有効な手段です。
必要に応じて補足資料の準備方法や対応策のアドバイスをしてもらえます。
誠実に対応することで企業として信頼性の向上ができるため、後々のトラブルを防ぐことができるかもしれません。
まとめ
領収書を紛失すると紛失は焦ったり経費にするのを諦めてしまったりすることが多いかと思います。(質問者様も諦めかけていました・・😌)
しかし、他の手段を活用することで経費計上が可能になるケースもございます。
・クレジットカード明細書の活用
・領収書の再発行依頼
・帳簿や会計ソフトに詳細を記載
・メモや購入の記録を活用
・税務署に相談する
・・など、色々と代替案はありますので
領収書を紛失しないことが一番ですが、先に知っておいて、いざ困った時に動けるように準備しておきましょう!